Let’s talk: zo voer jij een klantvriendelijk telefoongesprek

Wanneer je veel telefonisch contact met klanten hebt, is het belangrijk dat je professioneel blijft en een goede indruk achterlaat. Jij bent namelijk het visitekaartje van het bedrijf! Maar: hoe voer je een professioneel telefoongesprek? Het antwoord op deze vraag vind je in deze blog, lees ‘m nu!

Zorg voor een goede eerste indruk 
Tegeltjeswijsheid: je krijgt maar één kans om een goede eerste indruk te maken. Begin het telefoongesprek daarom gelijk goed! Neem de telefoon rustig op en stel jezelf voor. Noem ook de naam van het bedrijf waar je werkt. Vraag vervolgens waar je de klant mee van dienst kunt zijn of waar je mee kunt helpen. Zo, de eerste toon is gezet. Nu is het de beurt aan de klant om te praten. 

Luister actief en toon empathie 
Wanneer je actief luistert, focus je je volledig op de persoon die spreekt (in dit geval de klant). Je luistert, vat samen wat je hebt gehoord en vraagt eventueel door. Even een voorbeeld: ‘’Ok, dus als ik het goed begrijp wilt u de status van uw bestelling weten, klopt dat?’’ De klant geeft dan vanzelf aan of wat jij zojuist hebt samengevat juist is (of niet). Jij weet nu hoe je de klant kunt helpen en de klant weet dat je luistert!  

Het kan ook voorkomen dat je een ontevreden of boze klant aan de lijn krijgt. Iedere klant en ieder gesprek is anders, maar laat je niet meeslepen. Een gesprek kan namelijk een hele andere kant opgaan als jij ook op een boze manier reageert. Toon empathie, laat de klant uitpraten en geef aan je werkt aan een oplossing. 

Schrijf belangrijke zaken op 
Het kan soms lastig zijn om veel informatie te onthouden. Zorg er dus voor dat je tijdens een telefoongesprek een notitieboekje bij de hand hebt. Dan kan je belangrijke zaken zoals de naam van een beller, een telefoonnummer of hulpvraag noteren. Om fouten te voorkomen kun je tijdens het gesprek herhalen wat je hebt opgeschreven. Misschien ben jij een digital kid en schrijf je notities liever in een digitaal kladblok. Daar is helemaal niks mis mee! 

Altijd blijven lachen 😀!
Wist je dat je tijdens een telefoongesprek een glimlach kunt horen? Ja, echt waar! Wanneer je tijdens het bellen een big smile opzet, verandert de toon in jouw stem. Je hoort gelijk dat je vrolijker en enthousiaster klinkt en dat is fijn om te horen: positive vibes door de telefoon. Een klant kan jouw glimlach niet zien, maar die vrolijkheid en het enthousiasme hoort de beller wel. Probeer het!

Let op je houding
Ken je dat gevoel van een middagdip? Je werkdag is bijna voorbij en je doet het liefst een dutje, ook al weet je dat je nog héél even door moet. De verleiding is op zo’n moment groot om lekker onderuitgezakt te zitten. Doe dat niet! Zit rechtop zodat je met een krachtige, duidelijke en energieke stem de klant te woord kan staan. En: het is ook beter voor je eigen rug. 😉

Sluit het gesprek netjes af
Zorg ervoor dat de klant met een tevreden gevoel de telefoon ophangt. Heeft de klant nog vragen? Is alles duidelijk? Zorg ervoor dat de klant weet wat de vervolgstappen zijn en vat het gesprek eventueel nog een keer samen. En at last but not least: wens de klant een fijne dag/avond.

Werk je al in de klantcontactbranche? Dan wensen we jou veel succes met bellen! Ben je nog op zoek naar een baan? Dan helpt Yource je met het vinden van een nieuwe uitdaging. Wist je dat je bij Yource de tofste klantcontact vacatures vindt? Solliciteer op een parttime of fulltime functie of ga vanuit huis aan de slag. Check nu onze vacatures. Hopelijk vind je vandaag nog de baan die bij jou past! 🤞